Cómo delegar y aumentar a la vez tu productividad

¿Qué puedes hacer que no estás haciendo y que, si lo hicieras regularmente, representaría una gran diferencia en tu vida personal o profesional?. ¿Qué tiempo o energía dedicamos realmente a realizar tareas que aportan valor?. En realidad muy poco.

Somos muy eficientes sacando mucho trabajo en poco tiempo pero en la mayoría de los casos, poco efectivos. Podemos anotar durante una semana las tareas diarias y comprobar por nosotros mismos cómo más del 80% son tareas que no aportan valor o no nos acercan a nuestro objetivo personal o profesional. Somos efectivos cuando hacemos lo correcto, es decir, lo que aporta valor y somos eficientes cuando hacemos las cosas correctamente, aunque no sirvan de mucho o aporten valor. En palabras de Peter Drucker la diferencia está en “Doing things right” o ”doing the right thing”.

Le dedicamos mucho tiempo a lo urgente, a apagar fuegos y muy poco a esas tareas verdaderamente importantes o cuando lo hacemos, es a base de descuidar otras también importantes como la salud, la familia, la preparación profesional o el desarrollo personal. Muchas personas parecen pensar que el éxito en un área puede compensar el fracaso en otras. Pero ¿esto es así?, puede que sí por un tiempo limitado y solo en ciertas áreas. ¿Puede el éxito en la profesión compensar en fracaso en otras áreas de la vida? La verdadera efectividad requiere equilibrio y necesitamos herramientas que nos ayuden a crearlo y mantenerlo.

Delegar para conseguirlo

Un modo de conseguirlo es delegando, tanto en casa como en el trabajo. Pero nos cuesta claudicar y aceptar que no podemos hacerlo todo por nosotros mismos y pedir ayuda. PulleyMuchos se niegan a delegar en otras personas porque les parece que eso les consume demasiado tiempo y esfuerzo y que ellos mismos pueden realizar mejor la tarea. En cambio, delegar en otros con efectividad potencia más nuestra fuerza. Además, la delegación significa desarrollo tanto para los individuos como para las organizaciones y es lo que nos permite dedicar nuestras energías a esas actividades importantes. Pero ¿Qué podemos hacer para delegar de una manera efectiva?.

Stephen R. Covey nos da unas pautas de cómo delegar en encargados que a mi siempre me han resultado muy efectivas, tanto en el terreno laboral como en el familiar y que hoy me gustaria compartir con vosotros. Nos habla de dos formas de delegar: la de “los recaderos” y la de “los encargados”.

La delegación en recaderos

Es la que consiste básicamente en “haz esto”, “ve a buscar aquello” y “avísame cuando esté hecho”. Aunque nos coloquemos en una posición de supervisión, no realizamos una delegación completa, de modo que la otra persona no se compromete a obtener resultados. ¿Cuánto se consigue de este modo? ¿Cuántas personas se pueden supervisar o controlar cuando hay que participar en cada uno de los movimientos que hacen? Se cometen muchos errores y no compensa. Es aquí cuando nos reafirmamos en nuestro dicho y creencia popular: “ya voy yo que está claro que quien envía no va”

La delegación en encargados

Es un modo más efectivo de delegar que permite a las personas elegir su método o modo de hacer las cosas y les hace responsables de sus resultados. Al principio lleva más tiempo pero a la larga se trata de un tiempo muy bien invertido. Este modo de delegar requiere un modo de comunicarnos o de hablar diferente que supone la comprensión clara y el compromiso mutuo, desde el principio, acerca de las expectativas de cada uno. S. R. Covey lo resume en estas 5 áreas:

  1. Resultados deseados: Dedicar tiempo y ser paciente hasta que el otro vea y describa el resultado deseado. Que hable de cómo será y diga más o menos cuando lo conseguirá. Para facilitar la comprensión nos centramos en el QUÉ conseguirá y no en el CÓMO. El cómo es de cada uno, cada uno tenemos nuestro método o mejor forma de realizar las cosas.
  2. Directrices: Las menos posibles, solo unas restricciones importantes. No se trata de que todos los días se tenga que inventar la rueda. Podemos señalar las rutas potenciales de fracaso, lo que no hay que hacer pero sin decir lo que hay que hacer. Cada uno es responsable de hacer lo necesario sin salirse de esas directrices.
  3. Recursos: Identificar los recursos económicos, técnicos o humanos con los que podrá contar para el logro de los resultados.
  4. Rendición de cuentas: Cómo y en qué momento específico se evaluarán los resultados
  5. Consecuencias: Pueden contarse las recompensas económicas, psicológicas pero sobre todo los resultados naturales ligados a la misión general de la organización.

La confianza es la forma más elevada de la motivación humana que saca a la luz lo mejor de la gente pero requiere tiempo y paciencia. Pero si se realiza bien, a la larga, ambas partes se benefician y se saca mucho más trabajo en menos tiempo.Y esto no solo se aplica en el terreno laboral. Creo que una familia bien organizada que dedica tiempo en delegar las cosas persona a persona puede estructurar el trabajo de modo que cada uno pueda hacer su parte en poco tiempo sin sobrecargar a nadie. Cualquiera puede ordenar una habitación mejor que un niño, pero la clave está en si queremos o no capacitar al niño para que lo haga. Esto lleva tiempo pero a la larga, ese tiempo se recupera.

Estos principios son correctos y aplicables en todas las situaciones y con todo tipo de personas. Con individuos inmaduros, habrá que especificar menos resultados deseados y más directivas, identificar más recursos, más entrevistas de rendición de cuentas y más consecuencias inmediatas. Con personas más maduras, los resultados pueden ser más desafiantes, con menos directrices y frecuencia en la rendición de cuentas.

¿Te come el tiempo? ¿Qué precio estás pagando por actuar como actúas?. ¿Esperas cambiar y quieres hacerlo?. Os invitamos a que hagas una lista de las responsabilidades que podrías delegar y de las personas que podrían hacerse cargo de ellas o adiestrarse para asumirlas. Ahora, empieza delegando alguna de ellas siguiendo los 5 pasos.


Share with Share on Google+