Cómo ganar tiempo al tiempo y ser más productivo

Los españoles trabajan 232 horas más al año que los europeos pero producen la mitad. Aquí van algunos hábitos para ganar tiempo al tiempo y ser más productivo.

De casa al trabajo y del trabajo a casa. La sensación de que la jornada laboral absorbe la mayor parte del tiempo no es infundada. Si a esto se le suma que los españoles trabajan 232 horas al año más que los europeos pero producen la mitad, según un estudio del Gobierno Vasco publicado en 2010, las cifras no cuadran. A nadie se le escapa que existe una necesidad real de racionalizar los horarios laborales con el objetivo de incrementar la calidad de vida, algo para lo que este informe propone adaptar los usos horarios al resto de los países europeos. La ecuación de 'mayor productividad + jornada laboral + tiempo libre' no tiene una incógnita fácil de resolver, sin embargo existen medidas y métodos que ayudan a organizarse mejor y conseguir optimizar el tiempo, ese bien preciado tan escaso.

Retrasar una hora el reloj, es decir, regirse por el meridiano de Greenwich es una de las reivindicaciones históricas de la Asociación para la Racionalización de los Horarios Españoles (ARHOE) para conseguir unos horarios “más humanos, europeos, racionales que llevan asociados una mayor productividad”, asegura Ignacio Buqueras, presidente de la organización. “Estamos perdiendo el tiempo y malgastando energía. Sufrimos lo que se llama la cultura del presentismo, hasta que no se va el jefe no abandonamos nuestro puesto de trabajo aunque no estemos trabajando. Y esta no es la solución. Hay que buscar la eficiencia para alcanzar la excelencia”, añade Buqueras.

Otros de los males que aquejan a los ciudadanos por esta mala organización horaria, según Buqueras, son una mayor siniestralidad, más estrés y un mayor fracaso escolar, una idea que también se promueve desde un estudio del IESE. Desde la asociación se reivindica que se promueva desde las empresas y las administraciones públicas una mayor flexibilidad en el horario laboral para la entrada y salida de los trabajadores, evitar reuniones sin una hora de finalización establecida y almuerzos que no se alarguen en el tiempo – “Entre 30 y 45 minutos son los correctos para tener una dieta mediterránea sana”, señala Buqueras – y evitar el parón para el desayuno que alarga la jornada laboral. Una política de luces apagadas a partir de las seis de la tarde en las administraciones públicas es otra de las medidas que supondría, además, un ahorro económico, según el máximo responsable de ARHOE.

Además de las políticas hacia una mejor adecuación de los horarios, la organización y productividad del propio trabajador también es un elemento importante para sacarle más partido al tiempo. “La sensación de la mayoría de la gente es que trabajas todo el día y sientes que no avanzas en nada”, asegura Jeroen Sangers, consultor en productividad personal y autor del blog El Canasto. Sangers, de origen holandés, empezó a impartir cursos sobre productividad a empresas y administraciones públicas en España en 2011 por “necesidad propia”. Como trabajador siempre tenía muchos proyectos entre sus manos y se dedicaba básicamente a apagar fuegos. Esto le hacía sentir que no tenía tiempo para todo. “Me dediqué a esto porque soy peor que mis alumnos”, comenta divertido.

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Tener la sensación de control sobre tu vida es uno de los elementos básicos que destaca Sangers para ser más productivo. Su método, basado en el movimiento y el libro Getting Things Done (Organízate con eficacia, en español), de David Allen, enseña a cómo priorizar y organizar las tareas. “El hábito más importante es crear hábitos”, señala Sangers. El consultor asegura que no resulta fácil en un principio, porque supone cambiar todos los malos hábitos que se han adquirido, además de que el estado de ánimo va cambiando en cada etapa: “Al principio te sientes liberado al hacer la lista de tareas que tienes pendientes. Cuando ves que son 150 tareas y siguen creciendo te puedes agobiar porque ves que tienes más trabajo que horas disponibles”. Sin embargo, aclara Sangers, a largo plazo se ven los resultados.

 

Reglas para ser más productivos

  • Mantener una rutina. Empieza el día revisando la agenda y el horario. Elige cada día que tareas son las prioritarias y trabaja en una de ellas. Los primeros 30 minutos son cruciales en los que hay que evitar la distracciones.
  • Evitar a los ladrones del tiempo. Así se les denomina a las las redes sociales y el correo electrónico que suponen una distracción en horas laborales o cuando se realizan otras tareas de más importancia. “Está en nosotros la capacidad de decidir si queremos consultar el correo o las redes sociales. Si intentamos hacer las dos cosas a la vez nos damos cuenta que no las haremos bien ninguna de las dos”, asegura Jeroen Sangers.
  • Silencia las notificaciones. Cada dos segundos se recibe una notificación de cualquiera de las aplicaciones del ‘smartphone’. “No tiene sentido tener notificaciones en el mail en nuestro móvil porque ya lo consultamos durante el día. Eso tenía sentido cuando recibíamos pocos correos o si estabámos a la espera de un correo importante”.
  • Pero ¿Lo estoy haciendo bien?. Una vez que se ha organizado el tiempo en las distintas tareas que vamos a llevar a cabo hay que reflexionar una vez por semana si hemos cumplido nuestros objetivos. “Si identificas el problema es fácil encontrar la solución”, apunta Sangers.

 


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